Kontroling operacyjny w małej firmie – konieczność czy zbytek?

Z moich dotychczasowych doświadczeń zdobytych w trakcie wdrażania kontrolingu w małych i średnich przedsiębiorstwach produkcyjnych i usługowych na terenie Katowic i kilku innych miast Górnego Śląska wynika, że dopóki wyniki finansowe firmy są akceptowalne dla właścicieli, nie ma sensu wydawać środków na „jakiś kontroling”, bo wszystkich informacji dostarcza księgowość.

Praktyka dowodzi, że poza podstawowymi danymi dotyczącymi poziomu: sprzedaży, sumy kosztów, zapasów magazynowych oraz wyniku, żadne informacje na temat rentowności, wydajności pracy ludzi i maszyn czy jednostkowego kosztu wytworzenia nie są dostarczane zarządowi.Nie są, bo ich po prostu nie ma.

Kontroling operacyjny w praktyce

Wdrożenie kontrolingu to nie luksus i wymysł Prezesa, lecz konieczność a zarazem szansa na poprawę wyników firmy. Doskonałym przykładem może być przedsiębiorstwo z branży opakowań, w którym tylko dzięki stworzeniu raportów rentowności sprzedaży poszczególnych produktów i zweryfikowaniu portfela klientów, zysk brutto wzrósł w ciągu roku o ponad 400 tys. zł, i znacznie poprawiła się płynność finansowa. Pamiętać jednak należy,  że wdrożenie kontrolingu nie trwa jeden czy dwa miesiące, i zaczynanie takiego przedsięwzięcia w sytuacji gdy firma stoi już na krawędzi upadku nie gwarantuje szybkiej poprawy wyników i przetrwania na rynku.

Przygotowanie rzetelnych, sprawdzonych raportów, dostosowanych do specyfiki przedsiębiorstwa i wymagań Zarządu trwa minimum sześć miesięcy i jest uzależnione od zakresu wdrażanego kontrolingu  oraz potencjału spółki i  determinacji jej władz. Wbrew krążącym opiniom, kontroling nie musi także stanowić dużego obciążenia finansowego dla firmy. Aby stworzyć raporty obejmujące kluczowe obszary działalności firmy nie trzeba kupować gotowych systemów za kilkaset tysięcy zł i ponosić kosztów związanych z ich wdrożeniem, utrzymaniem, dostosowaniem oraz licencją. Nie trzeba również tworzyć nowych stanowisk pracy dla zasilania systemu w dane i generowanie raportów, który podstawową zaletą jest to że są, bo nic nie wnoszą i nie są przez nikogo wykorzystywane.

Wnioski dla właścicieli małych firm

Jednym słowem: dobrze dostosowany kontroling operacyjny to nie luksus i strata czasu lecz szansa na rozwój firmy. Mechanizmy kontrolingu mogą zostać wdrożone przy minimalnej ingerencji w bieżącą działalność firmy. Warto jednak  pamiętać, że cały proces powinien przebiegać jedynie pod nadzorem i wsparciu doświadczonego kontrolera. Wtedy mamy pewność, że firma zacznie szybko odnosić korzyści jakie niesie ze sobą kontroling operacyjny.